Resolución N° 3311/11 | Nro de Expediente:
2500-009140-10 |
SECRETARIA GENERAL | Fecha de Aprobación:
25/7/2011 |
Tema:
VARIOS
Resumen:
Se aprueba el Reglamento de Funcionamiento del Centro de Conferencias de esta Intendencia y los modelos de Contrato tipo para su arrendamiento; se establece que el Atrio y la Explanada del Edificio Sede pasan a depender administrativamente de la Secretaría General y se deja sin efecto la Resolución Nº 2736/11, de 20/6/11.-
Montevideo, 25 de Julio de 2011.- |
VISTO: que por Resolución Nº 2736/11, de 20/6/11, se aprobó el Reglamento de Funcionamiento del Centro de Conferencias de esta Intendencia (Salas de Convenciones, Explanada, Atrio y Mirador Panorámico del Edificio Sede) y el Modelo de Contrato tipo para el Arrendamiento de las referidas instalaciones;
RESULTANDO: 1o.) que por nota de 11/7/11, el Director de la División Turismo manifiesta que entiende pertinente realizar modificaciones en cuanto a los valores de arrendamiento, sugiriendo un nuevo texto que luce de fs. 44 a 50, el cual ha sido redactado conjuntamente con el Asesor Letrado de la Secretaría General, como así también establecer que el Atrio y la Explanada del Edificio Sede pasarán a la órbita de la Secretaría General;
2o.) que el Director General del Departamento de Desarrollo Económico e Integración Regional se manifiesta de conformidad;
CONSIDERANDO: que procede dictar resolución en tal sentido;LA INTENDENTA DE MONTEVIDEO
RESUELVE: 1.- Dejar sin efecto la Resolución Nº 2736/11, de 20/6/11, por la cual se aprobó el Reglamento de Funcionamiento del Centro de Conferencias de esta Intendencia (Salas de Convenciones, pisos 1 y ½ y 2º; la Explanada y el Atrio, Planta Baja y el Mirador Panorámico, Piso 22, del Edificio Sede) y el Modelo de Contrato tipo de Arrendamiento de las instalaciones referidas.-
2.- Establecer que a partir del día de la fecha, el Atrio y la Explanada del Edificio Sede pasan a depender administrativamente de la Secretaría General.-
3.- Aprobar el siguiente Reglamento de Funcionamiento del Centro de Conferencias de la Intendencia de Montevideo, sus instalaciones ubicadas en los Pisos 1 y ½, 2 y 22 del Edificio Sede, en los siguientes términos:
Artículo 1º.- La Unidad Centro de Conferencias, dependiente de la División Turismo, del Departamento de Desarrollo Económico e Integración Regional, tiene el cometido de programar y controlar la utilización y mantenimiento del Centro de Conferencias, integrado por las Salas de Convenciones (Sala “Dr. Aquiles Lanza” –Sala Azul-, Sala Roja, Sala Dorada, Galería y Foyer) y la Sala de Ceremonias “Ernesto de los Campos”, coordinando su contratación o reserva.
Artículo 2º.- La División Turismo, del Departamento de Desarrollo Económico e Integración Regional, será competente para arrendar a terceros, en representación de la Intendencia de Montevideo, el uso de los espacios del Centro de Conferencias.
Artículo 3º.- Cuando las solicitudes de arrendamiento de dichos espacios sean realizadas por personas físicas o jurídicas ajenas al Gobierno Departamental de Montevideo, se seguirá el procedimiento que a continuación se establece:
1) La reserva de las Salas y/o la Galería y Foyer se hará por escrito ante la Dirección de la División Turismo, precisando los espacios a utilizar, el número estimado de participantes, las necesidades concretas de equipamiento (sonoro, visual y de mobiliario), la fecha de la instalación de stands, si se requerirá el anuncio del evento en la parte exterior del Centro de Conferencias (fachada del Edificio Sede), y si aportará personal propio de seguridad durante la realización del mismo.
2) La reserva se efectivizará abonando una seña del 10 % (diez por ciento) del costo total del arrendamiento de los espacios a utilizar. El pago del saldo del precio se deberá realizar con al menos 48 horas de anticipación al evento programado.
3) La seña o el precio abonados no serán devueltos en caso de cancelación del evento por razones ajenas a la Intendencia de Montevideo. De igual modo, si el evento se cancelase por razones ajenas a la Intendencia con una anticipación menor a treinta días de la fecha prevista para su inicio y no se hubiese abonado ya el precio, el solicitante del arrendamiento deberá abonar una indemnización equivalente a la mitad del costo total de los espacios reservados (computándose en la indemnización el monto de la seña entregada).
4) El gestionante suscribirá un contrato de arrendamiento con la División Turismo, en el que se establecerán las condiciones de uso de los espacios del Centro de Conferencias, obligándose al cumplimiento integral de las mismas.
5) En caso de que el solicitante plantee una bonificación en los precios de arrendamiento deberá fundamentar las razones que lo motivan. Si la solicitud de bonificación supera el monto del 50 % (cincuenta por ciento) del precio del arrendamiento, corresponderá al Intendente de Montevideo adoptar la decisión al respecto. En caso de que la bonificación solicitada no supere el porcentaje mencionado, corresponderá a la Dirección de la División Turismo la decisión al respecto.
Artículo 4º.- Las tarifas de arrendamiento de las Salas, Galería y Foyer del Centro de Conferencias serán los que a continuación se detallan:
Sala “Dr. Aquiles Lanza” (Sala Azul):
- Dentro del horario de 8.00 a 20.00 hs., hasta seis horas de uso: 25 U.R. (veinticinco unidades reajustables).
- Dentro del horario de 8.00 a 20.00 hs., por más de seis horas de uso: 40 U.R. (cuarenta unidades reajustables).
- Sábados, domingos y feriados, dentro del horario de 8.00 a 20.00 hs.: 50 U.R. (cincuenta unidades reajustables).
Salas Roja y Dorada (precios por cada una de ellas):
- Dentro del horario de 8.00 a 20.00 hs., hasta seis horas de uso: 12 U.R. (doce unidades reajustables).
- Dentro del horario de 8.00 a 20.00 hs., por más de seis horas de uso: 22 U.R. (veintidós unidades reajustables).
- Sábados, domingos y feriados, dentro del horario de 8.00 a 20.00 hs.: 28 U.R. (veintiocho unidades reajustables).
Sala de Ceremonias “Ernesto de los Campos”:
- Dentro del horario de 8.00 a 20.00 hs.: 50 U.R. (cincuenta unidades reajustables).
- Sábados, domingos y feriados: 60 U.R. (sesenta unidades reajustables).
Galería y Foyer:
A) Categoría 1 – Entrada frente a la Sala “Dr. Aquiles Lanza” (Sala Azul), y sector central del Foyer: 15 U.R. (quince unidades reajustables) por día.
B) Categoría 2 – Sector del Foyer sobre la calle Santiago de Chile: 12 U.R. (doce unidades reajustables) por día.
C) Categoría 3A – Sector del Foyer sobre la calle Ejido: 10 U.R. (diez unidades reajustables) por día.
D) Categoría 3B – Galerías: 10 U.R. (diez unidades reajustables) por día.
E) Categoría 3C – Antesala de la Sala Dorada: 10 U.R. (diez unidades reajustables) por día.
Sobre los precios antes mencionados se agregará el I.V.A. vigente.
Por el uso de dos Salas (exceptuando a la Sala de Ceremonias “Ernesto de los Campos”) se otorgará un 10 % (diez por ciento) de bonificación sobre el precio total. En caso de uso de las tres Salas (con la misma excepción), se otorgará un 20 % (veinte por ciento) de bonificación sobre el precio total.
El uso de equipos de traducción incrementa en 5 U.R. (cinco unidades reajustables) por día el precio de arrendamiento de cada una de las Salas. No se encuentran incluidos en ese precio los servicios de traducción.
Pasadas las 20.00 horas solamente en forma excepcional se permitirá continuar el uso de los espacios arrendados por un máximo de tres horas improrrogables, cobrándose un adicional de 3 U.R. (tres unidades reajustables) por hora.
El arrendamiento de las Salas da derecho al uso de la Sala de Comisiones situada frente a la Administración del Centro de Conferencias.
Artículo 5º.- En caso de que la solicitud de espacios sea realizada por dependencias de esta Intendencia o por los Municipios, deberán cumplir los siguientes requisitos:
1) La reserva de espacios se hará por nota dirigida a la Dirección de la División Turismo con la prudente antelación, indicándose el horario de comienzo y de finalización de la actividad, así como las necesidades concretas de equipamiento (sonoro, visual y de mobiliario).
2) Deberán programar la realización de sus actividades dentro del horario normal de funcionamiento, de lunes a viernes, entre las 8.00 y las 20.00 hs. En caso de que las necesidades de uso de los espacios excediera el horario mencionado y la solicitud de uso de los mismos fuera efectuada por dependencias ajenas a la División Turismo, el costo de las horas extraordinarias de trabajo del personal del Centro de Conferencias será de cargo del Servicio solicitante. Del mismo modo se procederá cuando se solicite el uso de los espacios en días no hábiles (sábados, domingos y feriados).
3) Cuando la actividad programada no pueda llevarse a cabo, la dependencia gestionante lo comunicará asimismo por escrito a la Dirección de la División Turismo con no menos de 48 horas de antelación, anulando la reserva. Si la dependencia o unidad gestionante no efectuara en debida forma el aviso de cancelación, se verá impedida de hacer uso de los espacios del Centro de Conferencias durante los siguientes sesenta días.
4) La solicitud de espacios se hará para uso exclusivo de la dependencia gestionante, no pudiendo efectuarse para uso de terceros ajenos a las Administraciones departamental y municipales.
5) Las condiciones de uso de los espacios que integran el Centro de Conferencias se detallarán en un instructivo que se entregará a las dependencias solicitantes.
6) Una vez autorizada la solicitud, la dependencia de que se trate deberá registrar su actividad en la planilla de uso de los espacios del Centro de Conferencias.
4.- Delegar en el Secretario General la facultad de otorgar bonificaciones en los precios de arrendamiento de los espacios comprendidos en el Reglamento de Funcionamiento del Centro de Conferencias de la Intendencia de Montevideo, en los casos previstos en el artículo 3º, numeral 5) del mismo.-
5.- Aprobar los siguientes Modelos de Contrato de Arrendamiento del Centro de Conferencias:CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
CENTRO DE CONFERENCIAS
Clientes Externos En Montevideo, el día … de … de 20 .... por una parte: la INTENDENCIA DE MONTEVIDEO, con domicilio en la Avenida 18 de Julio 1360, RUT 211763350018 (en adelante denominada “IdeM”) representada por …...................... en su calidad de …................... y por otra parte: ...…...... en representación de ….......... con Nº de RUT ….......... domiciliado en …........, Montevideo (en adelante denominado “el Usuario”), acuerdan en celebrar el siguiente contrato:
PRIMERO: OBJETO: La IdeM cede las instalaciones de (Sala ... foyer., etc.…..........) para la realización de …........ que tendrá lugar entre el día …........ y el …........ de 20... entre las ...hs respetando las condiciones del contrato.
SEGUNDO: OBJETO: PRECIO POR USO DE LAS INSTALACIONES DEL CENTRO DE CONFERENCIAS: Como contraprestación por el uso de las instalaciones del Centro de Conferencias, el Usuario se compromete a abonar a la Intendencia de Montevideo (División Turismo) una suma equivalente a UR …......., mediante una seña equivalente al 10% del precio total ($.........), que se abona al momento de suscribir el presente contrato, y un saldo equivalente a UR …......., que se abonará en Tesorería de la Intendencia con una anticipación no menor a 2 días hábiles antes del inicio del evento, presentando al momento el código de barras entregado previamente por el Centro de Conferencias.
TERCERO: INFRAESTRUCTURA: El Centro de Conferencias se otorga en las condiciones establecidas, con la infraestructura existente. Los servicios de limpieza están a cargo de la IdeM. Se adjunta reglamento de uso de las instalaciones que se considera parte integral de este contrato.
CUARTO: DEL PERSONAL: La IdeM proporcionará el personal necesario e idóneo para el evento (electricista, personal del área operativa para supervisar el armado de los stands y porteros) dentro del horario normal de labor.
QUINTO: MANIPULACIÓN TÉCNICA: En caso de ser utilizados los equipos de audio, audiovisuales y otras pertenencias de la IdeM, estos sólo podrán ser operados por el personal de la misma. Se admitirá la intervención de terceros en casos de excepción, previa aprobación técnica requerida y autorizada con la debida anticipación.
SEXTO: CIRCULACIÓN: La entrada y salida de Proveedores, Organizadores, así como los materiales para los armados se efectuará sin excepciones por el túnel de la IdeM en el horario acordado previamente con la Administración, siendo de responsabilidad del Usuario el adecuado cuidado y preservación de los mismos. La IdeM no aceptará equipos, escenografías, muebles o materiales de cualquier índole, excepto los que hayan sido aprobados previamente, los cuales entrarán al edificio en el momento acordado y serán retirados inmediatamente después del evento por el túnel de la IdeM. El Usuario se hará cargo de la descarga del material del vehículo así como también de las personas que lo transportarán hacia el lugar donde se desarrolle el evento.
SEPTIMO: MONTAJE DESMONTAJE: El Usuario, por su parte, deberá hacerse cargo de todos los gastos que demande el montaje y desmontaje del evento, incluidos los deterioros que pudieren ocasionarse durante el mismo.
OCTAVO: CONSERVACION: El Usuario no hará alteraciones de ningún tipo de la estructura, equipamiento, decoración o amoblamiento del edificio sin autorización previa de la Dirección de la División Turismo.
NOVENO: DETERIORO: De producirse algún deterioro del Centro de Conferencias o de sus instalaciones, así como la rotura o desaparición de elementos de su equipamiento durante el período cubierto por este contrato, el Usuario deberá indemnizar a la IdeM por la suma que la pericia determine como valor de reposición.
DÉCIMO: PLANILLA DE REQUERIMIENTOS: Es obligación del Usuario presentar la planilla técnica de requerimientos para el montaje del evento y planilla con los nombres de los organizadores, montajistas o personas vinculadas al mismo cinco días antes del evento conjuntamente con la previsión de horarios que fueran necesarios (timming). Los problemas de montaje por la no presentación de dicha planilla en el tiempo establecido, serán de total responsabilidad del Usuario.
DECIMO PRIMERO: PUNTUALIDAD: Es de total responsabilidad del Usuario, dar comienzo al evento a la hora establecida, así como respetar los horarios establecidos previamente con la Administración del Centro de Conferencias.
DECIMO SEGUNDO: La IdeM tendrá derecho a cancelar este contrato a su discreción, en cualquier momento si:
a) Se hubiere producido una violación por parte del Usuario de las condiciones establecidas por este contrato.
b) Se hubieran producido circunstancias o emergencias debidamente justificadas, en que la IdeM debiese hacer uso del espacio.
c) Por causas ajenas a la voluntad de la IdeM, el espacio no pudiese ser usado para los propósitos establecidos en este contrato.
En el caso c) la IdeM devolverá al Usuario sin intereses todas las sumas y/o especies pagadas a la propia IdeM con respecto a este contrato.
DECIMO TERCERO: RESPONSABILIDAD: El Usuario declara exonerar de toda responsabilidad a la IdeM, por todo daño y/o perjuicio que se pueda ocasionar a los autorizados o a terceros como consecuencia de las autorizaciones concedidas. Asimismo, declara asumir la obligación de reparar cualquier daño que se cause al Centro de Conferencias o a terceros en ocasión de la actividad a desarrollarse en virtud del permiso conferido. La IdeM no será responsable por la pérdida, hurto o daño causado a cualquier artículo de cualquier tipo traído o dejado en el edificio.
DECIMO CUARTO: AUSENCIA/INCUMPLIMIENTO: En caso de no realizarse el evento nombrado en la cláusula primera de este contrato, o que el Usuario cancele el evento sin causa que lo justifique a criterio de la IdeM (tales como fuerza mayor o hecho fortuito no imputable), la parte incumplidora perderá la seña abonada, y en su caso el precio si ya hubiera sido totalmente integrado. De igual modo, si el evento se cancelase con una anticipación menor a 30 días de la fecha prevista para su inicio y no se hubiese abonado ya el precio, el usuario deberá abonar una indemnización equivalente a la mitad del costo total de los espacios reservados (computándose en la indemnización el monto de la seña entregada).
DECIMO QUINTO: LIBRE DE HUMO Está prohibido fumar en todas las instalaciones de la IdeM (Ley Nº 18.256). Es responsabilidad del Usuario que todos los miembros del equipo de trabajo, artistas, montajistas, etc. cumplan con esta disposición de seguridad. En caso de incumplimiento, la IdeM podrá aplicar las multas correspondientes.
DECIMO SEXTO: COMUNICACIÓN: El Usuario será responsable de la confección de afiches y folletos, pautados en medios de comunicación masiva (previa autorización de la IdeM) en los que sólo se hará referencia al evento. Toda situación deberá ser acordada previamente entre las partes. La IdeM tendrá derecho a registrar en fotografía, vídeo y/o audio el evento para uso público institucional no comercial y archivo. Deberá informarse a la IdeM en caso de filmación parcial o total del evento.
DECIMO SEPTIMO: PUBLICIDAD: Durante el desarrollo del evento, pero aún fuera de los horarios establecidos para el mismo, el Usuario podrá incluir sus sponsors o auspiciantes (previa autorización de la IdeM), y sólo podrá presentarlos con promotoras o similar en las instalaciones del Centro de Conferencias.
DECIMO OCTAVO: SERVICIOS CONTRATADOS POR EL USUARIO: El Usuario se hará cargo de la contratación y pago de servicio de catering y de cualquier otro servicio que estime conveniente. En todos los casos los prestadores de estos servicios deberán conocer los requerimientos y ponerse en contacto con el Centro de Conferencias para coordinar la prestación del servicio.
DECIMO NOVENO: En todo lo no previsto en este contrato, se aplicará el Reglamento de funcionamiento del Centro de Conferencias de la Intendencia de Montevideo.
VIGÉSIMO: En prueba de conformidad, se firman dos ejemplares del mismo tenor en el lugar y fecha indicados en el acápite.
............................... ......................................
Firma del Usuario Representante de la IdeM
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
CENTRO DE CONFERENCIAS
Para Municipios y dependencias de la Intendencia En Montevideo, el día … de … de 20 .... por una parte: la Dirección de la División Turismo, con domicilio en ..............., (en adelante denominada “IdeM”) representada por …...................... en su calidad de …................... y por otra parte: ...…...... (en adelante denominado “el Usuario”), acuerdan en celebrar el siguiente contrato:
PRIMERO: OBJETO: La IdeM cede las instalaciones de (Sala ... foyer., etc.…..........) para la realización de …........ que tendrá lugar entre el día …........ y el …........ de 20... entre las ...hs respetando las condiciones del contrato.
SEGUNDO: DEL PERSONAL: La IdeM proporcionará el personal necesario e idóneo para el evento (electricista, personal del área operativa para supervisar el armado de los stands y porteros) dentro del horario normal de labor.
TERCERO: MANIPULACIÓN TÉCNICA: En caso de ser utilizados los equipos de audio, audiovisuales y otras pertenencias de la IdeM, estos sólo podrán ser operados por el personal de la misma. Se admitirá la intervención de terceros en casos de excepción, previa aprobación técnica requerida y autorizada con la debida anticipación.
CUARTO: CIRCULACIÓN: La entrada y salida de Proveedores, Organizadores, así como los materiales para los armados se efectuará sin excepciones por el túnel de la IdeM en el horario acordado previamente con la Administración, siendo de responsabilidad del Usuario el adecuado cuidado y preservación de los mismos. La IdeM no aceptará equipos, escenografías, muebles o materiales de cualquier índole, excepto los que hayan sido aprobados previamente, los cuales entrarán al edificio en el momento acordado y serán retirados inmediatamente después del evento por el túnel de la IdeM. El Usuario se hará cargo de la descarga del material del vehículo así como también de las personas que lo transportarán hacia el lugar donde se desarrolle el evento.
QUINTO: MONTAJE DESMONTAJE: El Usuario, por su parte, deberá hacerse cargo de todos los gastos que demande el montaje y desmontaje del evento, incluidos los deterioros que pudieren ocasionarse durante el mismo.
SEXTO: CONSERVACION: El Usuario no hará alteraciones de ningún tipo de la estructura, equipamiento, decoración o amoblamiento del edificio sin autorización previa de la Dirección de la División Turismo.
SÉPTIMO: DETERIORO: De producirse algún deterioro del Centro de Conferencias o de sus instalaciones, así como la rotura o desaparición de elementos de su equipamiento durante el período cubierto por este contrato, el Usuario deberá indemnizar a la IdeM por la suma que la pericia determine como valor de reposición.
OCTAVO: PLANILLA DE REQUERIMIENTOS: Es obligación del Usuario presentar la planilla técnica de requerimientos para el montaje del evento y planilla con los nombres de los organizadores, montajistas o personas vinculadas al mismo cinco días antes del evento conjuntamente con la previsión de horarios que fueran necesarios (timming). Los problemas de montaje por la no presentación de dicha planilla en el tiempo establecido, serán de total responsabilidad del Usuario.
NOVENO: PUNTUALIDAD: Es de total responsabilidad del Usuario, dar comienzo al evento a la hora establecida, así como respetar los horarios establecidos previamente con la Administración del Centro de Conferencias.
DECIMO: La IdeM tendrá derecho a cancelar este contrato a su discreción, en cualquier momento si:
a) Se hubiere producido una violación por parte del Usuario de las condiciones establecidas por este contrato.
b) Se hubieran producido circunstancias o emergencias debidamente justificadas, en que la IdeM debiese hacer uso del espacio.
c) Por causas ajenas a la voluntad de la IdeM, el espacio no pudiese ser usado para los propósitos establecidos en este contrato.
DECIMO PRIMERO: RESPONSABILIDAD: El Usuario declara exonerar de toda responsabilidad al Centro de Conferencias, por todo daño y/o perjuicio que se pueda ocasionar a los autorizados o a terceros como consecuencia de las autorizaciones concedidas. Asimismo, declara asumir la obligación de reparar cualquier daño que se cause al Centro de Conferencias o a terceros en ocasión de la actividad a desarrollarse en virtud del permiso conferido. El Centro de Conferencias no será responsable por la pérdida, hurto o daño causado a cualquier artículo de cualquier tipo traído o dejado en las instalaciones.
DECIMO SEGUNDO: LIBRE DE HUMO Está prohibido fumar en todas las instalaciones de la IdeM (Ley Nº 18.256). Es responsabilidad del Usuario que todos los miembros del equipo de trabajo, artistas, montajistas, etc. cumplan con esta disposición de seguridad. En caso de incumplimiento, la IdeM podrá aplicar las multas correspondientes.
DECIMO TERCERO: COMUNICACIÓN: El Usuario será responsable de la confección de afiches y folletos, pautados en medios de comunicación masiva (previa autorización de la IdeM) en los que sólo se hará referencia al evento. Toda situación deberá ser acordada previamente entre las partes. La IdeM tendrá derecho a registrar en fotografía, vídeo y/o audio el evento para uso público institucional no comercial y archivo. Deberá informarse a la IdeM en caso de filmación parcial o total del evento.
DECIMO CUARTO: PUBLICIDAD: Durante el desarrollo del evento, pero aún fuera de los horarios establecidos para el mismo, el Usuario podrá incluir sus sponsors o auspiciantes (previa autorización del Centro de Conferencias), y sólo podrá presentarlos con promotoras o similar en las instalaciones del mismo.
DECIMO QUINTO: SERVICIOS CONTRATADOS POR EL USUARIO: El Usuario se hará cargo de la contratación y pago de servicio de catering y de cualquier otro servicio que estime conveniente. En todos los casos los prestadores de estos servicios deberán conocer los requerimientos y ponerse en contacto con el Centro de Conferencias para coordinar la prestación del servicio.
DECIMO SEXTO: En todo lo no previsto en este contrato, se aplicará el Reglamento de funcionamiento del Centro de Conferencias de la Intendencia de Montevideo.
DECIMO SÉPTIMO: En prueba de conformidad, se firman dos ejemplares del mismo tenor en el lugar y fecha indicados en el acápite.
............................... ......................................
Firma Responsable Representante del Centro
Dependencia solicitante de Conferencias
6.- Comuníquese a todos los Municipios, a todos los Departamentos, a las Divisiones Asesoría Jurídica, Información y Comunicación, a la Contaduría General y pase al Departamento de Desarrollo Económico e Integración Regional.-
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ANA OLIVERA, Intendenta de Montevideo.- |
RICARDO PRATO, Secretario General.- |
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