VISTO: la “Ficha de identificación y valoración documental” N.º 02/2024 aprobada por la Comisión de Evaluación y Selección Documental relacionada con la serie documental "expedientes de solicitudes de habilitaciones de empresas alimentarias” del Servicio de Regulación Alimentaria, así como el proyecto de resolución promovida por la Unidad Archivo Central de Montevideo (UACM);

                         RESULTANDO: 1o.) que dicha Comisión en sesión del 21 de marzo de 2024, por unanimidad de presentes aconsejó para tales casos declarar en cuanto a sus valores primarios, el carácter de documentación sustantiva de tipo dispositivo, estableciéndose un plazo de guarda de 13 (trece) años cerrados desde la baja de la habilitación otorgada;

2o.) que en cuanto a sus valores secundarios, en su globalidad se establece un valor medio, tanto para fines testimoniales como informativos;

3o.) que en el marco del Sistema de Archivos de esta Intendencia corresponde establecer las responsabilidades sobre la custodia de dicha documentación y determinar que al Archivo de Gestión del Servicio de Regulación Alimentaria, le compete la custodia de los “expedientes de solicitudes de habilitaciones de empresas alimentarias”, desde el inicio de la solicitud y por los primeros 3 (tres) años posteriores a la declaración de baja de la habilitación dada por el Servicio;

4o.) que asimismo luego de transcurrido el plazo establecido, se podrá gestionar la transferencia ante la UACM;

5o.) que en el sentido indicado se deberá realizar una correcta identificación de los expedientes a transferir, según sea:

a) Toda la documentación del rubro 2 y una muestra documental del 5% (cinco por ciento), aleatoria-estratificada, de los rubros 1 y 3 (para conservación permanente),

b) El resto de la documentación, de los rubros 1 y 3, que serán objeto de eliminación al cumplir los 5 (cinco) años de la baja. Tras cumplir 10 (diez) años de guarda en el Archivo Central de Montevideo, en acuerdo con la Unidad Archivo Histórico de Montevideo, se podrán efectuar una segunda selección (instancia de muestreo), previo a transferir la documentación del primer Archivo mencionado a la Unidad Archivo Histórico de Montevideo;

                         CONSIDERANDO: que de acuerdo a lo establecido en el artículo R.113.33, Volumen II del Digesto Departamental se procede a dictar resolución;

EL INTENDENTE DE MONTEVIDEO

RESUELVE:

1.- Declarar en cuanto a su valor primario el carácter de documentación sustantiva de tipo dispositiva a la serie documental “expedientes de solicitudes de habilitaciones de empresas alimentarias” del Servicio de Regulación Alimentaria.-

2.- Declarar en cuanto al valor secundario de la documentación, su valor medio testimonial e informativo para la totalidad de la serie.-

3.- Encomendar al Archivo de Gestión del Servicio de Regulación Alimentaria la custodia y guarda en integridad de los “expedientes de solicitudes de habilitaciones de empresas alimentarias”, desde el inicio del trámite y por 3 (tres) años cerrados luego de establecida la baja de la habilitación, pudiendo posteriormente gestionar ante la Unidad Archivo Central de Montevideo las transferencias que correspondan.-

4.- Establecer que cumplido los plazos, 3 (tres) años cerrados, el Servicio de Regulación Alimentaria, podrá transferir, siguiendo las pautas de la UACM y manteniendo plenamente identificada cada remesa, siendo estas: a) una muestra aleatoria - estratificada del 5% (cinco por ciento) anual sobre los rubros 1 y 3; b) toda la documentación del rubro 2 y c) el resto de la documentación de los rubros 1 y 3 que no conforman la muestra.-

5.- Encomendar a la UACM la custodia de las muestras y la totalidad de la documentación del rubro 2 por 10 (diez) años, pudiendo posteriormente gestionar su transferencia a la Unidad Archivo Histórico de Montevideo.-

6.- Encomendar al antes mencionado Archivo a gestionar la eliminación del resto de la documentación, tras cumplir 2 (dos) años de guarda en la UACM (documentación de rubros 1 y 3 que no integran la muestra).-

7.- Encomendar a la Unidad Archivo Histórico de Montevideo la custodia de la muestra transferida desde la UACM.-

8.- Comuníquese a todos los Departamentos, a la Contaduría General, a las Divisiones Asesoría Jurídica, Asesoría de Desarrollo Municipal y Participación, a las Unidades Archivos Central e Histórico de Montevideo, al Servicio de Regulación Alimentaria y pase a la Unidad de Comisiones para conocimiento de la Comisión de Evaluación y Selección Documental y demás efectos.-