Resolución N° 4274/19
Nro de Expediente:
2017-1101-98-000014
 
SECRETARIA GENERAL
Fecha de Aprobación:
2/9/2019

Tema:
VARIOS

Resumen:
Se modifica en la forma que se indica el Art. R. 113.28 del Digesto Departamental relacionado con el proceso de eliminación de documentos.-

Montevideo, 2 de Setiembre de 2019.-
 
        VISTO: la propuesta elevada por el grupo de trabajo creado por Resolución No. 2905/19, de 17 dejunio de 2019 relacionada con la necesidad de modificar el procedimiento para la eliminación de documentos que se lleva a cabo desde el Servicio de Imprenta, según lo establecido en el Art. R. 113.28 del Digesto Departamental;
        RESULTANDO: 1o.) que del acta de la reunión efectuada el 7 de agosto de 2018 entre el Servicio de Escribanía, el Auditor General y el Archivo Central de Montevideo (ACM) para tratar de ajustar las formalidades del acto de eliminación documental, surgen las siguientes puntualizaciones: a) el Servicio de Escribanía así como la Unidad Central de Auditoría Interna concuerdan en que el acto de eliminación de documentos no reviste grandes riesgos dado los controles y las garantías que brinda todo el procedimiento previo desarrollado por el ACM y la actuación de la Comisión de Evaluación y Selección Documental; b) se considera revisar la función que cumple el Servicio de Imprenta en tanto custodia físicamente los documentos, así como también los procedimientos que, por contrato con una empresa tercerizada, se llevan adelante para su destrucción; c) se adhiere en confeccionar un acta tipo de eliminación documental avalada por el Servicio de Escribanía y la Unidad Central de Auditoría Interna para ser firmada en los distintos actos de envío de la documentación a la empresa por parte de los funcionarios del ACM y del Servicio de Imprenta; d) se aprueba por consenso la necesidad de regular todas las actividades de eliminación documental atendiendo las propuestas del Servicio de Escribanía y de la Unidad Central de Autoría Interna, modificando lo establecido en el Resolución No. 1234/12, de 26/3/12, numeral 8 "Aprobar la creación del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo", Artículo 10o. "Expurgo de la Documentación";
        2o.) que por Resolución No. 1234/12 de 26 de marzo de 2012 se creó la Comisión de Evaluación y Selección Documental que tiene entre sus cometidos establecer pautas para la evaluación y selección de documentos de esta Intendencia, determinando los valores de estos y los plazos de su conservación, remitiéndose a la fecha 4 (cuatro) Tablas de Plazos Precaucionales (TPP) a la Comisión de Evaluación Documental de la Nación (CEDN);
        3o.) que la CEDN por resoluciones adoptadas el 31/3/2014 y 30/6/2014 aprobó la TPP 2013; por Resolución No.02/2014 de 15/10/2014 la TPP 2012; por Resolución No. 01/2015 de 23/02/2015 la TPP 2014 y por la Resolución No. 01/2016 del 27/04/2016 la TPP 2015, quedando a la fecha aprobadas las tablas de plazos precaucionales remitidas por esta Intendencia teniendo a la fecha un cúmulo importante de series documentales para las cuales ya se reguló su plazo de guarda y eliminación;
        4o.) que por Leyes Nos. 18.381 y 18331 se regularon los derechos de acceso a la información y la protección de datos personales, generándose en lo institucional normativa específica de calificación de información reservada y confidencial y en tanto esta Administración genera un volumen importante de documentación con información sensible y/o reservada por diferentes motivos, se entiende necesario establecer claramente las responsabilidades de custodia en todo el ciclo de vida de los documentos hasta su eliminación;
        5o.) que por Resolución No. 4659/12 de 29 de octubre de 2012 se aprobaron las pautas, procedimientos y registros a utilizar en los procesos de evaluación y selección documental, habiéndose también delegado en el Archivo Central la potestad de determinar los plazos y disposición final de la documentación facilitativa;
        CONSIDERANDO: 1o.) que el proceso de eliminación de documentos públicos de esta Intendencia es previamente autorizado por el Archivo Central el cual supervisa todo el proceso, siguiendo los criterios y pautas establecidas por la Comisión de Evaluación y Selección Documental -avalados por la Comisión de Evaluación Documental del Archivo General de la Nación- siguiendo la normativa existente en la materia de eliminación documental;
        2o.) que procede dictar resolución en tal sentido;
        EL INTENDENTE DE MONTEVIDEO
        RESUELVE:
        1.- Modificar el Art. R. 113.28 del Digesto Departamental el cual quedará redactado de la siguiente forma:
        Art. R. 113.28.- A) El Servicio de Imprenta contará con un espacio cerrado (depósito bajo llave que permita albergar como mínimo 15 m3 de documentación) en el cual se acumularán las diferentes remisiones de documentos a eliminar de las unidades de esta Intendencia, siendo el citado Servicio el responsable de su custodia hasta que se traslade para su eliminación.-
        B) Todos los Servicios deberán gestionar ante el Archivo Central de Montevideo (ACM) las solicitudes de eliminación documental mediante expediente y una vez otorgada la autorización se habilitará que se coordine su traslado al depósito de documentación para eliminar.-
        C) El Servicio de Imprenta y el Archivo Central deberán adoptar las medidas tendientes a garantizar que el traslado desde el depósito hasta el lugar donde se realiza el triturado sea realizado cumpliendo con pautas de seguridad y reserva. Toda la documentación deberá estar embalada en bolsas y/o cajas convenientemente individualizadas y cerradas, que no permitan ver su contenido, las que serán volcadas directamente desde el transporte a la trituradora de papel, bajo la supervisión de un Archivólogo del ACM.-
        D) Toda carga y transporte de documentación para eliminar deberá realizarse bajo la supervisión de un funcionario archivólogo del ACM cuya presencia deberá coordinarse por el Servicio de Imprenta con antelación. Dicho funcionario asistirá al proceso desde su carga en el depósito del Servicio de Imprenta hasta su volcado en la trituradora.-
        E) Cumplido el proceso de eliminación documental se labrará un acta, que se suscribirá por el archivólogo presente y el responsable del Servicio de Imprenta en la cual se deberá dejar constancia de: a) fecha; b) hora; c) nombre del funcionario del Servicio de Imprenta que abre el depósito; d) nombre del archivólogo del ACM actuante; e) listado de expedientes autorizados a eliminar; f) observaciones si la hubiere y g) firmas del responsable del Servicio de Imprenta y del archivólogo actuante. Estas actas cuyo modelo será avalado previamente por el Servicio de Escribanía y la Unidad Central de Auditoría Interna, se conservarán en dos vías en el Servicio de Imprenta y en el Archivo Central de Montevideo.-
        2.- Comuníquese al Archivo General de la Nación, a la Junta Departamental; a todos los Municipios, a todos los Departamentos, a las Divisiones Asesoría de Desarrollo Municipal y Participación, de Información y Comunicación, a la Contaduría General, a los Servicios de Escribanía, de Imprenta, a la Unidad Central de Auditoría Interna y pase al Archivo Central de Montevideo.-
CHRISTIAN DI CANDIA, Intendente de Montevideo.-
FERNANDO NOPITSCH, Secretario General.-