Resolución N° 4773/04
Nro de Expediente:
1100-000733-04
 
SECRETARIA GENERAL
Fecha de Aprobación:
4/10/2004

Tema:
VARIOS

Resumen:
Se aprueba el Reglamento de funcionamiento del Archivo de la Ciudad de Montevideo.-

Montevideo, 4 de Octubre de 2004.-
 
    VISTO: la nota del 22 de julio del año en curso, del Director del Instituto de Estudios Municipales, en la cual envía la propuesta de reglamento del Archivo de la Ciudad de Montevideo;
    RESULTANDO: 1º) que también expresa que una vez aprobado será instrumento central del proceso de capacitación de los funcionarios de los archivos de las distintas dependencias municipales;
    2º) que asimismo en dicha nota se informa que previo a su aprobación, se considera necesario requerir asesoramiento jurídico,
    3º) que la Asesora Jurídica de la Secretaría General analizó la propuesta de reglamento del Archivo de la Ciudad de Montevideo, realizando una serie de puntualizaciones que lucen a fs. 13 de las presentes actuaciones;
    4º) en forma posterior el Departamento Jurídico conjuntamente con el Archivo de la Ciudad de Montevideo procedieron a efectuar la relación definitiva del proyecto de reglamento mencionado.
    CONSIDERANDO: 1º) las normas contenidas en el Volumen II del Digesto Municipal en materia de depuración de archivos y material en desuso;
    2º) que el Instituto de Estudios Municipales y el Departamento Jurídico manifiestan su conformidad a dicho proyecto de reglamento y estiman procedente dictar resolución en tal sentido.

    EL INTENDENTE MUNICIPAL DE MONTEVIDEO
    RESUELVE

    1.-Aprobar el siguiente Reglamento de Funcionamiento del Archivo de la Ciudad de Montevideo:

    Artículo 1º. -
    El Archivo de la Ciudad de Montevideo, creado por Resolución No. 816/02 de 4 de marzo de 2002, está integrado por el conjunto de documentos que configuran el patrimonio documental municipal.

    Artículo 2º.-
    A los efectos de este reglamento, se entiende por “documento” toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material incluidos los soportes informáticos.-

    Artículo 3º. -
    Los documentos que forman el patrimonio documental municipal pueden tener la siguiente procedencia:

    a) documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las dependencias municipales,
    b) documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en relación con la gestión municipal,
    c) documentos reunidos en colecciones privadas en distintos soportes,
    d) toda otra documentación adquirida mediante compra-venta, legado o donación

    Artículo 4º.-
    Son objetivos del Archivo de la Ciudad de Montevideo :
    a) poner el patrimonio documental municipal a disposición de los habitantes del Departamento, facilitando su consulta y fomentando su difusión mediante exposiciones, publicaciones, charlas, conciertos y demás actividades.
    b) procesar con tratamiento archivístico toda la información contenida en los documentos que recibe.

    Artículo 5º.-
    Son cometidos del Archivo de la Ciudad de Montevideo:
    a) definir las directivas y criterios para la evaluación –selección – expurgo, organización, conservación y descripción de todos los documentos pertenecientes al patrimonio documental municipal,
    b) clasificar, organizar y custodiar los documentos,
    c) establecer las condiciones de acceso a la documentación,
    d) adoptar las medidas necesarias para la restauración de los documentos deteriorados,
    e) promover la realización de actividades conjuntas con otras instituciones nacionales o internacionales,
    f) evitar la duplicación de documentación y la creación de documentos auxiliares en los archivos de gestión que dificulten el desarrollo de la actividad cotidiana y que ocupan espacio innecesario.

    Artículo 6º.-
    Para el cumplimiento de sus cometidos el Archivo de la Ciudad de Montevideo contará con áreas técnicas, las cuales reunirán las condiciones necesarias que garanticen la buena conservación de los documentos.

    Artículo 7º.-
    Todo documento que se encuentre en las condiciones previstas en el primer inciso del articulo R. 104 del Volumen II del Digesto Municipal deberá ser remitido al Archivo de la Ciudad de Montevideo para su proceso técnico.

    Artículo 8º. Los documentos remitidos deberán estar foliados, ordenados y sin duplicados; en caso contrario serán devueltos. Las dependencias remitentes serán las responsables de su traslado, coordinando con el Archivo de la Ciudad de Montevideo su remisión.

    Artículo 9º.
    El Archivo de la Ciudad de Montevideo deberá cotejar los documentos remitidos en el plazo máximo de 15 días hábiles a partir de su ingreso, pudiendo prorrogarse dicho plazo previa autorización del Instituto de Estudios Municipales.

    Artículo 10º.
    La recuperación de los documentos será realizada en el Archivo de la Ciudad de Montevideo, salvo que éste no contase con el equipamiento adecuado, situación en la cual se solicitará apoyo externo.

    Artículo 11º.
    Habrá una Comisión de Selección y Valoración, que estará integrada por: el Director del Instituto de Estudios Municipales quien la presidirá; un delegado del Departamento de Recursos Humanos y Materiales; un delegado del Departamento Jurídico; un delegado de la Contaduría General, un delegado de la Universidad de la República y un delegado del Archivo de la Ciudad de Montevideo quien tendrá a su cargo la secretaria de la Comisión.
    Esta Comisión establecerá las pautas para la evaluación, selección y expurgo de los documentos municipales, de conformidad con la normativa vigente en materia de conservación de documentos.
    Para el cumplimiento de sus funciones la Comisión podrá requerir los asesoramientos que estime convenientes.

    Artículo 12º.-
    El Archivo de la Ciudad de Montevideo determinará los distintos subfondos documentales producidos por las dependencias municipales, a efectos de su clasificación.

    Artículo 13º.
    El Archivo de la Ciudad de Montevideo aplicará a los documentos recibidos todas las operaciones técnicas necesarias para su correcta descripción, a fin de lograr una rápida localización de la información contenida en ellos.

    Articulo 14º.
    Los documentos conservados en el Archivo de la Ciudad de Montevideo son públicos, pudiendo ser consultados por las dependencias municipales y público en general, con la sola limitación de su estado de conservación o que hayan sido declarados de carácter secreto, confidencial o reservado (artículo R. 88 del Volumen II del Digesto Municipal).

    Artículo 15º.
    Cuando por su naturaleza o estado de conservación resulte recomendable no consultar los documentos originales, el Archivo de la Ciudad de Montevideo procederá a la reproducción de la información contenida en ellos por los medios que considere adecuados.

    Artículo 16º.
    Las dependencias municipales podrán solicitar en carácter de préstamo y para el cumplimiento de sus cometidos, los documentos custodiados en el Archivo de la Ciudad de Montevideo.
    El documento prestado será devuelto en el mismo estado de conservación en que fue retirado, en el plazo máximo de dos meses, pudiendo ampliarse dicho plazo a juicio del Instituto de Estudios Municipales, en situaciones excepcionales debidamente justificadas por el jerarca de la dependencia solicitante.
    Vencido el plazo establecido sin que se haya devuelto el documento dado en préstamo, el Archivo de la Ciudad de Montevideo informará tal circunstancia a la Dirección del Instituto de Estudios Municipales, a fin de que éste intime su devolución y ponga los hechos en conocimiento de la Superioridad.

    Artículo 17º.
    Fuera del caso previsto en el artículo anterior, los documentos custodiados en el Archivo de la Ciudad de Montevideo podrán ser retirados únicamente en las siguientes situaciones:
    - cuando sean solicitados por dependencias judiciales o por cualquier otro organismo público, mediando petición fundada;
    - a los efectos de su reproducción o restauración;
    - para la realización de exposiciones.

    El Archivo de la Ciudad de Montevideo controlará el reintegro de la documentación en iguales condiciones en que fuera entregada y dentro del plazo acordado al otorgarse la autorización correspondiente.

    Artículo 18º.
    Denomínase “Espacio Cultural Ciudadano” al ámbito de exposiciones y eventos creado por la Resolución No. 4066/03 de 6 de octubre de 2003.
    Los interesados en acceder al uso de este espacio deberán presentar su solicitud por escrito ante el Archivo de la Ciudad de Montevideo, adjuntando curriculum vitae e inventario de las obras a exponer o especificando las características del evento a realizar.

    Artículo 19º.
    El Archivo de la Ciudad de Montevideo establecerá sus procedimientos internos de funcionamiento y de atención al público, de los que dará la debida difusión.-

    3.-Comuníquese a la Junta Departamental de Montevideo, a la Universidad de la República, a todos los Departamentos, a la Unidad Central de Planificación Municipal, a la Contaduría General, al Archivo de la Ciudad de Montevideo, al Servicio de Prensa y Comunicación, a la Biblioteca Jurídica, a la Unidad de Actualización Normativa y pase al Instituto de Estudios Municipales, para la prosecución del trámite de integración de la Comisión a que se refiere el Artículo 11o. del Reglamento que se aprueba.-
DR. ADOLFO PEREZ PIERA, Intendente Municipal (I).-
LAURA FERNANDEZ, Secretaria General.-