Resolución N° 4774/04
Nro de Expediente:
1100-000733-04
 
SECRETARIA GENERAL
Fecha de Aprobación:
4/10/2004

Tema:
VARIOS

Resumen:
Se sustituye el Capítulo V "De la depuración de archivos y material en desuso", del Título I "Del procedimiento administrativo", del Libro II del Volumen II del Digesto Municipal, en la forma que se indica.-

Montevideo, 4 de Octubre de 2004.-
 
    VISTO: la Resolución No. 816/02 de 4 de marzo de 2002 por la cual se creó el Archivo de la Ciudad de Montevideo;
    RESULTANDO: 1º) que las tareas asumidas por esta dependencia hacen necesario introducir modificaciones al procedimiento de depuración de archivos y material en desuso, previsto en el Capítulo V del Título I del Libro II del Volumen II del Digesto Municipal;
    2º) que el Archivo de la Ciudad de Montevideo conjuntamente con el Departamento Jurídico elaboraron el proyecto de modificación de las normas citadas;
    CONSIDERANDO: que el Instituto de Estudios Municipales y el Departamento Jurídico estiman procedente dictar resolución en tal sentido;

    EL INTENDENTE MUNICIPAL DE MONTEVIDEO
    RESUELVE

    1.- Sustituir el Capítulo V “De la depuración de archivos y material en desuso” del Título I “Del procedimiento administrativo” del Libro II del Volumen II del Digesto Municipal, el cual tendrá la siguiente redacción:

    CAPITULO V

    DE LA DEPURACION DE ARCHIVOS Y
    MATERIAL EN DESUSO

    Art. R. 104.- Todas las dependencias municipales procederán a la revisión de sus archivos cada tres años o en un plazo menor si lo entendieren conveniente, retirando de éstos las actuaciones y materiales que por razones de tiempo o por su propia naturaleza hayan perdido utilidad para la gestión a su cargo, y sobre los que exista seguridad de que no servirán como antecedente para actuaciones futuras.
    En caso de que fuera necesario que permanecieran más tiempo en los archivos, deberá ser solicitado en forma fundada al Archivo de la Ciudad de Montevideo.

    Art. R. 104.1.- Los Directores de Servicios, Unidades u otras reparticiones, que tengan a su cargo material de archivo en las condiciones referidas en el inciso primero del artículo anterior, deberán enviarlo al Archivo de la Ciudad de Montevideo para su proceso técnico. Si así no lo hicieren, serán responsables de todo menoscabo en su integridad, del que resulte pérdida de información.

    Art. R. 104.2.- El Archivo de la Ciudad de Montevideo evaluará las actuaciones o materiales que le hayan sido remitidos, discriminando los que proceda conservar de aquéllos que corresponda eliminar. Estos últimos serán enviados a tales efectos al Servicio de Imprenta y Reproducciones.

    Art. R. 104.3.- Recibidos por parte del Servicio de Imprenta y Reproducciones, se procederá a la destrucción de aquéllos que sean representativos de valores o que por sus características (referencias personales, etc.), hagan inconveniente su mantenimiento. La destrucción se hará por los medios técnicos que se consideren apropiados, en condiciones que hagan imposible su utilización futura y en presencia de Escribano designado a tal efecto por el Servicio de Escribanía, quien labrará acta de todo el procedimiento.
    Fuera de las situaciones antedichas, el material de desecho podrá ser vendido para su reciclaje o donado a entidades sin fines de lucro. En tales situaciones, el material deberá ser retirado del Servicio de Imprenta y Reproducciones, bajo el control de la Unidad Auditoría.

    Art. R. 104.4.- Exceptúase de lo dispuesto en el Art.R.104, a la documentación para la cual la normativa nacional estableciere otro plazo de conservación.
    La documentación respaldante de los pagos de facturas de tributos y tarifas municipales (talonarios), así como la emitida por el Servicio de Tesorería no referida a egresos, será enviada oportunamente al Archivo de la Ciudad de Montevideo y eliminada una vez transcurridos dieciocho (18) meses desde su ingreso.
    Asimismo, el Servicio Médico podrá proceder a la destrucción de los Carnés de Salud que no hayan sido retirados por sus titulares, así como las respectivas fichas, al término del plazo de su vigencia.

    2.- Comuníquese a todos los Departamentos, a la Unidad Central de Planificación Municipal, a la Contadora General, al Instituto de Estudios Municipales, a la Dirección de Desarrollo Organizacional e Informático, a los Servicios de Imprenta y Reproducción, de Tesorería, Médico, de Escribanía, a la Unidad Central de Auditoría Interna, a la Biblioteca Jurídica y pase a la Unidad de Actualización Normativa a sus efectos.-
DR. ADOLFO PEREZ PIERA, Intendente Municipal (I).-
LAURA FERNANDEZ, Secretaria General.-