VISTO: la “Ficha de identificación y valoración documental” N.º 04/2024 aprobada por la Comisión de Evaluación y Selección Documental relacionada con la serie documental “Solicitudes de permisos para eventos y recitales en vía pública” del Servicio de Convivencia Departamental, así como el proyecto de resolución promovido por la Unidad Archivo Central de Montevideo (ACM);

                         RESULTANDO: 1o.) que dicha Comisión en sesión del 27 de noviembre de 2024, por unanimidad de presentes aconsejó declarar en cuanto a sus valores primarios, el carácter de documentación sustantiva de tipo fiscal, estableciéndose un plazo de guarda de 10 (diez) años cerrados desde la producción del documento;

2o.) que en cuanto a sus valores secundarios, en su globalidad se establece un valor escaso, tanto para fines testimoniales como informativos;

3o.) que en el marco del Sistema de Archivos de esta Intendencia corresponde establecer las responsabilidades sobre la custodia de dicha documentación y determinar que al Archivo de gestión del Servicio de Convivencia Departamental, le compete la custodia de  las “Solicitudes de permisos para eventos y recitales en vía pública”, desde el inicio de la solicitud y por los primeros 5 (cinco) años, pudiendo gestionar ante el Archivo Central de Montevideo transcurrido dicho plazo la transferencia, identificándose claramente la documentación ha transferir, según sea: a) una muestra subjetiva por decisión razonada de aquellos documentos que entiendan que posee un potencial valor testimonial o informativo, que considere relevante conservar, b) el resto de la fracción de serie a transferir sobre la cual a los 10 (diez) años el ACM realizará una muestra del 5% anual, tras cumplir 5 (cinco) años de guarda en el ACM, se podrá transferir la documentación del ACM al Archivo Histórico de Montevideo (AHM);

                         CONSIDERANDO: que de acuerdo a lo establecido en el Digesto Departamental, artículo R.113.33, procede dictar resolución;

EL INTENDENTE DE MONTEVIDEO

RESUELVE:

1.- Declarar en cuanto a su valor primario el carácter de documentación sustantiva de tipo administrativa y fiscal a la serie documental “Solicitudes de permisos para eventos y recitales en vía pública”  del Servicio de Convivencia Departamental, estableciéndose del punto de vista administrativo una vigencia de sesenta (60) días y un plazo precaucional de guarda de 5 (cinco) años.-

2.- Declarar en cuanto al valor secundario de la documentación, su escaso valor testimonial e informativo para la generalidad de la Serie, sin desmedro que puedan existir ejemplares documentales de potencial interés de preservación.-

3.- Encomendar al Archivo de gestión del Servicio de Convivencia Departamental la custodia y guarda en integridad de las “Solicitudes de permisos para eventos y recitales en vía pública” desde el inicio del trámite y por 5 (cinco) años cerrados, pudiendo posteriormente gestionar ante la Unidad Archivo Central de Montevideo las transferencias que correspondan.-

4.- Establecer que cumplido dicho plazo de guarda, el Servicio de Convivencia Departamental, en base al conocimiento que tienen respecto a la documentación tramitada durante cada año, así como a los criterios generales establecidos por Resolución Nº 5748/12, deberá identificar y extraer, aquellos documentos que puedan poseer un potencial valor  testimonial o informativo y se considere relevante conservar, hacia la elaboración de esta primera muestra de tipo “subjetiva por decisión razonada”, podrá solicitar asesoramiento al ACM y/o al AHM.-

5.- Disponer que el Servicio de Convivencia Departamental, pasado los 5 (cinco) años, podrá transferir siguiendo las pautas del ACM y manteniendo plenamente identificada cada remesa, la “muestra subjetiva por decisión razonada” de cada año cerrado, así como el resto de la fracción de serie de dicho año.-

6.- Encomendar al ACM la custodia de la totalidad de la documentación transferida en integridad por 5 (cinco) años mas, cumplido dicho plazo y con aquella documentación que no pertenezca a la muestra anteriormente mencionada, el ACM deberá elaborar una muestra del tipo “aleatoria simple” del 5 % anual, sumadas las dos muestras de cada año, se conformará  la documentación de guarda permanente. -

7.- Habilitar al ACM a implementar los procesos de eliminación documental establecidos por digesto, con aquella documentación con mas de 10 (diez) años de guarda que no integren ninguna de las muestras antedichas y transferir al AHM las muestras, con más de 10 (diez) años de guarda.-

8. Encomendar al Archivo Histórico de Montevideo la custodia de las muestras transferidas desde el ACM.-

9.- Comuníquese a todos los Departamentos, a la Contaduría General, a las Divisiones Asesoría Jurídica, Asesoría de Desarrollo Municipal, a los Archivos Central e Histórico de Montevideo, al Servicio de Convivencia Departamental y pase a la Unidad de Comisiones para conocimiento de la Comisión de Evaluación y Selección Documental y demás efectos.