VISTO: las presentes actuaciones promovidas por los Departamentos de Gestión Humana y Recursos Materiales y de Planificación, relacionadas con el proceso de Certificación Interna de las Competencias de los Gerentes de Proyectos;
RESULTANDO: 1º.) que por la Resolución Nº 984/19 de fecha 18 de febrero de 2019, se crea el Sistema Coordinado de Oficinas de Proyectos, integrado por la Oficina de Proyectos Central y por las Oficinas de Proyectos de los Departamentos de Desarrollo Sostenible e Inteligente, de Movilidad y de Desarrollo Ambiental, así como por las Oficinas de Proyectos de las distintas dependencias que se creen con posterioridad a la referida resolución;
2º.) que en el marco de la implementación del Sistema Coordinado de Oficinas de Proyectos, se viene desarrollando en conjunto con los Servicios de Planeamiento Estratégico y Desarrollo de Personas, de Administración de Gestión Humana y la Unidad Oficina de Proyectos Central, el Proceso de Certificación Interna de las Competencias de los Gerentes de Proyectos;
3º.) que por la Resolución Nº 4501/20 de fecha 14 de diciembre de 2020, se aprueba el procedimiento de seguimiento y control de la gestión de los Gerentes de Proyectos a través de la Oficina de Proyectos Central (OPC) de la PMO (Project Management Office) del Departamento si la hubiere;
4º.) que el rol del Gerente de Proyecto es de suma importancia en la gestión de los proyectos que esta Intendencia lleva adelante;
5º.) que el perfil del Gerente de Proyectos incluye competencias técnicas, referidas a la gestión de proyectos y competencias gerenciales referidas al rol del Gerente;
6º.) que a partir de este proceso de certificación interna se confeccionará un Registro de Gerentes de Proyectos, integrado por las personas que hayan demostrado haber adquirido las competencias requeridas;
CONSIDERANDO: 1º.) que se entiende necesario sistematizar el proceso de Certificación Interna de Competencias de Gerentes de Proyectos;
2º.) que la División Administración de Personal se manifiesta de conformidad;
3º.) que el Departamento de Gestión Humana y Recursos Materiales estima procedente el dictado de la resolución en tal sentido;
LA INTENDENTA DE MONTEVIDEO
RESUELVE:
1º.- Aprobar el proceso de Certificación Interna de las Competencias Gerenciales para Gerentes de Proyectos, dirigido a las personas que hayan gestionado o participado en la gestión de proyectos en la Intendencia de Montevideo (IdeM);
1. Definición:
El proceso tiene como finalidad brindar una certificación formal y documentada a las personas que hayan demostrado las competencias necesarias para el desempeño como Gerentes de Proyectos, a través de la formación y/o la experiencia obtenida en la gestión o participación de proyectos de Relevancia 1 y 2 de la Intendencia de Montevideo.
La competencias gerenciales serán evaluadas y validadas conforme al Diccionario de Competencias Gerenciales para Gerentes de Proyectos.
2. Objetivos:
- Contar con un registro de personas certificadas para ejercer como Gerentes de Proyectos.
- Implementar un proceso de certificación por el cual se reconocen las capacidades desarrolladas en la práctica y se certifican las competencias demostradas, e instrumentar procesos de formación a los efectos de que los/as funcionarios/as logren el nivel necesario en aquellas competencias en las que se identifiquen brechas.
3. Ámbito de aplicación
Alcanza a los/as funcionarios/as presupuestados/as, contratados/as por la institución y por excepción podrán participar funcionarios/as en comisión de otros organismos que tengan a su cargo proyectos de Relevancia 1 y2, actualmente en actividad, así como aquellos/as integrantes de los equipos interesados/as en asumir el rol de gerentes/as demostrando las competencias gerenciales desarrolladas en la experiencia profesional y formativa. También podrán postularse aquellos/as funcionarios/as que cuenten con el aval de la Dirección General del Departamento al que pertenezcan.
Quedan expresamente excluidos/as los/as funcionarios/as que se encuentren ejerciendo cargos de Dirección de Servicios o de naturaleza Gerencial.
4. Integrantes del equipo del proceso de Certificación Interna de Gerentes de Proyectos:
a) Representantes de la Unidad Oficina de Proyectos Central del Departamento de Planificación;
b) Técnicos/as de la Unidad Selección y Carrera Funcional y del Servicio de Planeamiento Estratégico y Desarrollo de Personas.
5. Funciones del/la Gerente/a
El/la Gerente/a de Proyecto es el/la responsable final tanto a nivel técnico como económico-financiero, de la planificación y control, de los permisos necesarios y todo otro factor de gestión específico de cada proyecto en particular. Es quien tiene la visión global del Proyecto, por lo que es de su responsabilidad la elaboración de todas las facetas que involucran al mismo y las estrategias a seguir, las que deberán alineadas con los Lineamientos y Objetivos definidos por la IdeM.
Este perfil incluye competencias técnicas, referidas a la gestión de proyectos y competencias gerenciales, vinculadas al rol del Gerente.
Competencias técnicas:
Están relacionadas con la metodología de gestión de proyectos y se certificarán a través de cursos y exámenes de PMI (Proyect Management Institute).
Las mismas son:
Para esta primera instancia la IdeM ha firmado un convenio con el Capítulo Montevideo de PMI, a través del cual, las personas que forman parte del proceso de Certificación Interna de Competencias puedan acceder a la realización del curso de capacitación dictado por esa Institución.
El costo del curso será a cargo de la IdeM, los participantes que hagan el curso bajo este convenio accederán a una membresía de PMI válida por un año, siendo el costo del examen internacional a cargo del/la participante.
Exámenes Internacionales
Se podrán rendir cualquiera de estos dos exámenes internacionales:
Competencias gerenciales:
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Pensamiento Estratégico
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Pensamiento Analítico y Sistémico
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Planificación y Organización
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Toma de Decisiones
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Liderazgo
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Desarrollo, consolidación y conducción de equipos de trabajo
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Orientación al logro
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Proactividad
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Resolución de Problemas
Las competencias gerenciales serán objeto de la Certificación Interna a partir de un proceso de recolección y evaluación de evidencias sobre las capacidades desarrolladas por las personas.
6. Etapas del proceso de certificación de competencias gerenciales
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Inscripción.
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Presentación de Currículum Vitae por competencias prediseñado y completado por los participantes.
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Evidencias documentales: presentación de documentación del Proyecto que evidencie el desarrollo de algunos aspectos de las competencias.
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Evaluación de 180º sobre las competencias del/la participante, a partir de un formulario estandarizado que considera los criterios de desempeño de cada competencia. Esta evaluación comprende:
-Autoevaluación;
-Evaluación del Superior: responsable jerárquico involucrado en el proceso de Certificación Interna y con visión del conjunto del proyecto.
-Evaluación por dos integrantes del equipo a cargo, propuestos por el propio participante. En el caso de participantes que no tengan equipo a cargo, la evaluación será realizada por dos pares (integrantes del equipo) también sugeridos por el/la participante.
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Entrevista grupal que planteará a los/as participantes ciertas actividades en las que se pongan en juego las competencias a demostrar.
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Entrevista personal.
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El conjunto de los logros demostrados permitirá conformar el Portafolio de Evidencias de cada participante que será analizado y evaluado por el equipo técnico evaluador que contará con el asesoramiento de un Comité Certificador integrado por la Oficina de Proyectos Central (OPC) y el Departamento de Gestión Humana y Recursos Materiales.
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Elaboración de informes de evaluación.
El informe no emite un juicio sobre la persona, ni sobre su desempeño actual en o los proyectos en los que se desempeñe, sino sistematiza y analiza las competencias observadas y evidenciadas a lo largo del proceso de evaluación, en función de los criterios de desempeño definidos en el diccionario de competencias comunicado y compartido al inicio del proceso.
Toda la documentación relacionada a las diferentes instancias de evaluación mencionadas en el presente numeral, tendrá un tratamiento confidencial, a los efectos de brindar garantías tanto a los participantes como a las personas que intervinieron en los procesos de evaluación (pares, superiores y evaluadores).
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Los criterios de desempeño definidos para todas las etapas de este proceso se medirán tomando como referencia los niveles que se detallan a continuación:
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NIVELES
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REFERENCIAS
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A
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Competente
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Logra demostrar con solvencia y autonomía el conjunto de los criterios requeridos.
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B
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En proceso de desarrollo
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Evidencia la mayoría de los criterios (más del 50%), en algunos casos aún requiere apoyo o desarrollo para alcanzar los estándares deseados.
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C
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A desarrollar
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Demuestra parcialmente los criterios de desempeño planteados, aunque evidencia brechas entre el desempeño requerido y el nivel actual de competencia.
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Devolución individual de la evaluación de competencias gerenciales.
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Entrega de Certificados.
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Elaboración de hoja de ruta para el desarrollo de las competencias.
7. Capacitación
Del análisis de los informes se realizará un mapeo de necesidades de capacitación que será parte de la hoja de ruta. Esta capacitación se coordinará con el Centro de Formación y Estudios (CFE) u otras instituciones que brinden la formación requerida para el desarrollo de aquellas competencias en las hayan detectado brechas.
En la elaboración de la hoja de ruta estarán involucrados: el/la participante, el equipo de certificación y el superior jerárquico directo de cada uno/a de los/as participantes.
8. Certificación
Para la obtención de la certificación se definen dos niveles:
a) Competencias desarrolladas: la obtendrán aquellos/as participantes que tengan todas las competencias en el Nivel A.
b) Competencias en proceso de desarrollo: la obtendrán quienes posean al menos una de las competencias en el Nivel B, pero ninguna en el Nivel C.
No obtendrán la certificación quienes posean alguna competencia en el Nivel C (a desarrollar).
9. Registro de Personas Certificadas para ejercer la función de Gerente de Proyectos
Integrarán el Registro de Gerentes, las personas que hayan obtenido la Certificación Interna de Competencia Gerenciales y la Certificación de las competencias técnicas de gestión de proyecto PMI.
Quienes hayan obtenido la certificación “En proceso de desarrollo” y tengan pendiente rendir el examen internacional de PMI, pero tengan la prueba del curso con el nivel de aprobación, tendrán una habilitación provisoria válida por dos años.
Quedará a cargo de la IdeM el costo del curso y de la membresía. Esta última tiene vigencia de un año, siendo el costo del examen final a cargo del/la participante dentro del primero año. Cumplido el período de dos años y de no haber rendido o aprobado dicho examen, el costo de la membresía quedará a cargo del/la participante.
En caso de no rendirlo en el período de dos años, la habilitación provisoria cesará.
Se aceptará como examen de certificación internacional de PMI, la certificación de PMP (Project Management Professional) o CAPM (Certified Assciate in Project Management).
10. Validez del Certificado de Competencias Gerenciales
Tendrá una vigencia de 4 (cuatro) años, luego de transcurrido ese lapso, deberá renovar la Certificación.
Quienes hayan obtenido el Certificado en el Nivel B “En proceso de desarrollo” tendrán un plazo de 2 (dos) años para que demuestren que han alcanzado el nivel requerido. De no lograrlo en dicho plazo, la certificación quedará en suspenso, pudiendo presentarse a otras instancias de certificación interna.
Para la obtención del nivel requerido en aquellas competencias Niveles B, el equipo de certificación, junto al Centro de Formación y Estudios (CFE) y el superior inmediato, generarán una hoja de ruta de modo que durante esos dos años, el/la participante pueda realizar cursos o talleres u otras actividades que le permitan alcanzar el Nivel A “Competente”.
La instancia de reevaluación a los 2 (dos) años, consistirá en la presentación de un informe cuyo formato se brindará por la OPC, conteniendo los siguientes documentos:
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Certificados de aprobación y/o de asistencia (según las características de la capacitación) a los cursos o talleres de acuerdo a lo pautado en la hoja de ruta.
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Informe de Autoevaluación donde se explicitarán hechos concretos, experiencias o proyectos de desarrollo que justifiquen el haber superado las brechas detectadas y de qué manera se siguieron las recomendaciones de la hoja de ruta. El informe debe estar validado por el superior jerárquico que participó en la elaboración de la hoja de ruta.
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Evidencias documentales que demuestren los niveles de logro en las competencias que hayan sido evaluadas con Nivel B.
Con la base de dicho informe, los evaluadores del equipo de certificación de competencias, realizarán la entrevista al postulante.
Cumplido este proceso y de haber obtenido el nivel requerido en las competencias gerenciales, obtendrá la certificación definitiva que lo habilita a permanecer en el Registro de Gerentes de Proyectos, y podrá unirse al proceso de recertificación a los 4 (cuatro) años junto con los participantes que se certificaron en el Nivel A “Competente”.
11 . Recertificación
Se darán tres situaciones:
A) El/la gerente/a tuvo a su cargo proyecto/s de Relevancia 1 (R1)
Previo a la finalización de la validez de la certificación interna, para la renovación de la certificación se tendrá en cuenta los siguientes puntos:
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Evaluación del desempeño de la gerencia en el proyecto por parte de la OPC y el patrocinador del proyecto, en el que constará el grado de cumplimiento de plazos, presupuesto y cumplimiento de objetivos del proyecto.
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Evaluación de miembros del equipo a su cargo o pares bajo la misma modalidad de Evaluación 180º.
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Entrevista con evaluadores del equipo de certificación de competencias.
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Se deberá tener vigente la certificación PMP o CAPM.
B) El/la gerente/a tuvo a su cargo proyecto/s de Relevancia 2 (R2)
Previo a la finalización de la validez de la certificación interna, para la renovación de la certificación se tendrá en cuenta los siguientes puntos:
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Evaluación del desempeño de la gerencia en el proyecto por parte de la Oficina de Proyectos del Departamento y de la Dirección General del Departamento o una figura que ésta designe con cercanía al proyecto, en el que constará el grado de cumplimiento de plazos, presupuesto y cumplimiento de objetivos del proyecto. La evaluación contará con la supervisión de la OPC.
En caso de que el Departamento no tenga Oficina de Proyectos, la evaluación del desempeño la realizará la OPC en conjunto la Dirección General del Departamento o un figura que éste designe con cercanía al proyecto.
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Presentación de un informe que describa situaciones o hechos en los que se aplicaron las competencias junto con la evidencia documental que permita demostrar el nivel alcanzado. La evidencia documental se evaluará de acuerdo a una base de referencia por la OPC.
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Evaluación de miembros del equipo a su cargo o pares que estuvieron involucrados en el proyecto bajo la misma modalidad de Evaluación 180º.
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Entrevista con evaluadores del equipo de certificación de competencias.
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Se deberá tener vigente la certificación PMP o CAPM.
C) El/la gerente/a que no haya tenido a su cargo proyecto/s de Relevancia 1 y/o 2.
En el caso caso que los gerentes/as que no hayan tenido oportunidad de dirigir proyectos de Relevancia 1 y/o 2 por razones de fuerza mayor, deberán presentar una justificación validada por su superior jerárquico y la Dirección General del Departamento explicitando los motivos no ha tenido a su cargo proyectos R1 y R2.
En este caso la OPC, el superior jerárquico y el/la participante deberán acordar qué actividades del servicio y/o unidad que no son proyectos en sí mismos, se podrían asimilar a un proyecto con las condiciones requeridas que posibiliten el ejercicio de todas las competencias gerenciales.
Cumplido este paso, se procederá para la renovación de la certificación, de la misma forma que lo detallado para la situación B.
2º.- Comuníquese a todos los Departamentos y a todos los Municipios, a la División Administración de Personal, al Servicio de Administración de Gestión Humana, a la Unidad Selección y Carrera Funcional, al Centro de Formación y Estudios, y pase al Servicio de Planeamiento Estratégico y Desarrollo de Personas, a sus efectos.-
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