VISTO: la “Ficha de identificación y valoración documental” N.º 05/2024 aprobada por la Comisión de Evaluación y Selección Documental relacionada con la serie documental “Solicitudes de permisos locales de espectáculos públicos” del Servicio de Convivencia Departamental, así como el proyecto de resolución promovido por la Unidad Archivo Central de Montevideo (ACM);
RESULTANDO: 1o.) que dicha Comisión en sesión del 27 de noviembre de 2024, por unanimidad de presentes aconsejó para tal caso declarar en cuanto a sus valores primarios, el carácter de documentación sustantiva de tipo fiscal, estableciéndose un plazo de guarda de 10 (diez) años cerrados desde la producción del documento;
2o.) que en cuanto a sus valores secundarios, en su globalidad se establece un valor escaso, tanto para fines testimoniales como informativos;
3o.) que en el marco del Sistema de Archivos de esta Intendencia corresponde establecer las responsabilidades sobre la custodia de dicha documentación y determinar que al Archivo de gestión del Servicio de Convivencia Departamental, le compete la custodia de las “Solicitudes de permisos locales de espectáculos públicos”, desde el inicio de la solicitud y por los primeros 5 (cinco) años, pudiendo posteriormente gestionar ante el ACM transcurrido dicho plazo la transferencia, identificándose claramente la documentación ha transferir, según sea: a) una muestra subjetiva por decisión razonada de aquellos documentos que entiendan que posee un potencial valor testimonial o informativo, que considere relevante conservar, b) el resto de la fracción de serie a transferir sobre la cual a los 10 (diez) años el ACM realizará una muestra del 5% anual, tras cumplir 5 (cinco) años de guarda en el ACM, se podrá transferir la documentación del ACM al Archivo Histórico de Montevideo (AHM);
CONSIDERANDO: que de acuerdo a lo establecido en el Digesto Departamental artículo R.113.33, procede dictar resolución;
EL INTENDENTE DE MONTEVIDEO
RESUELVE:
1.- Declarar en cuanto a su valor primario el carácter de documentación sustantiva de tipo administrativa y fiscal a la serie documental “Solicitudes de permisos locales de espectáculos públicos” del Servicio de Convivencia Departamental, estableciéndose del punto de vista administrativo una vigencia de 60 (sesenta) días y un plazo precaucional de guarda de 5 (cinco) años.-
2.- Declarar en cuanto al valor secundario de la documentación, su escaso valor testimonial e informativo para la generalidad de la Serie, sin desmedro que puedan existir ejemplares documentales de potencial interés de preservación.-
3.- Encomendar al Archivo de gestión del Servicio de Convivencia Departamental la custodia y guarda en integridad de las “Solicitudes de permisos locales de espectáculos públicos” desde el inicio del trámite y por 5 (cinco) años cerrados, pudiendo posteriormente gestionar ante la Unidad Archivo Central de Montevideo (ACM) las transferencias que correspondan.-
4.- Establecer que cumplido dicho plazo de guarda, el Servicio de Convivencia Departamental, en base al conocimiento que tienen respecto a la documentación tramitada durante cada año, así como a los criterios generales establecidos por Resolución Nº 5748/12, deberá identificar y extraer, aquellos documentos que puedan poseer un potencial valor testimonial o informativo y se considere relevante conservar, hacia la elaboración de esta primera muestra de tipo “subjetiva por decisión razonada”, podrá solicitar asesoramiento al ACM y/o al AHM.-
5.- Disponer que el Servicio de Convivencia Departamental, pasado los 5 (cinco) años, podrá transferir siguiendo las pautas del ACM y manteniendo plenamente identificada cada remesa, la “muestra subjetiva por decisión razonada” de cada año cerrado, así como el resto de la fracción de serie de dicho año.-
6.- Encomendar al ACM la custodia de la totalidad de la documentación transferida en integridad por 5 (cinco) años mas, cumplido dicho plazo y con aquella documentación que no pertenezca a la muestra anteriormente mencionada, el ACM deberá elaborar una muestra del tipo “aleatoria simple” del 5 % anual, sumadas las dos muestras de cada año, se conformará la documentación de guarda permanente.-
7.- Habilitar al ACM a implementar los procesos de eliminación documental establecidos por la normativa departamental, con aquella documentación con mas de 10 (diez) años de guarda que no integren ninguna de las muestras antedichas y transferir al AHM las muestras, con más de 10 (diez) años de guarda.-
8.- Encomendar al Archivo Histórico de Montevideo la custodia de las muestras transferidas desde el ACM.-
9.- Comuníquese a todos los Departamentos, a la Contaduría General, a las Divisiones Asesoría Jurídica, a los Archivos Central e Histórico de Montevideo, al Servicio de Convivencia Departamental y pase a la Unidad de Comisiones para conocimiento de la Comisión de Evaluación y Selección Documental y demás efectos.- |