Archivo Histórico de Montevideo

a) Preservar el Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia de Montevideo.
b) Instaurar un espacio de visualización global centralizada, de toda documentación con valor histórico del Gobierno Departamental. Dicho espacio incluirá además de la documentación que conserva en sus propias instalaciones; aquella documentación con valor histórico que no se encuentra en el Archivo Histórico por estar dentro del período de vigencia o plazo de guarda precaucional en otros archivos del Sistema, de acuerdo a lo establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental; o se encuentra en unidades o centros de información pertenecientes a la Intendencia no incluidos por definición en este Sistema.
c) Coordinar y asesorar en el tratamiento técnico de la documentación con valor histórico, a los archivos del Sistema y a las unidades y centros de información, mencionados en el literal anterior.
d) Implementar el sistema de descripción unificado de los documentos con valor histórico y de guarda permanente para todas las dependencias de la Intendencia de Montevideo, en coordinación con el Archivo Central.
e) Promover actividades de extensión cultural, procurando la sensibilización de la sociedad sobre la importancia de los archivos como unidades de información esenciales para la misma y como parte fundamental de la memoria colectiva.

• Funciones:

a) Desarrollar, implementar y realizar el posterior seguimiento del método de descripción documental unificado para toda documentación que reviste valor de guarda permanente o valor histórico, que se preserva en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión) así como también en los centros y/o unidades de información de la Intendencia; en coordinación con el Archivo Central.

b) Conformar y remitir a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, la propuesta del proceso de evaluación de los documentos, en coordinación con el Archivo Central de Montevideo (debiendo participar siempre un profesional Archivólogo del ACM y uno del AHM), la misma deberá acompañarse con todos los antecedentes que permitan el estudio y valoración de la documentación a ser considerada por la Comisión.

c) Convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, para estudiar la propuesta de valoración de los documentos.

d) Implementar programas para preservar la documentación con valor histórico de la Intendencia de Montevideo, presente tanto en el propio Archivo Histórico como en las unidades o centros de información pertenecientes a la Administración, así como en aquellos archivos de Gestión para los cuales en forma excepcional, la Comisión de Evaluación y Selección Documental determine un período de guarda mayor en el mismo.

e) Procurar acuerdos con los gobiernos municipales, que permitan coordinar programas para la preservación de la documentación con valor histórico.

f) Recibir y administrar de acuerdo con los principios y las prácticas archivísticas, todos los documentos con valor histórico, en cualquier soporte, que sean transferidos desde el Archivo Central, una vez cumplido su plazo precaucional.

g) Elaborar los instrumentos de descripción archivísticos propiamente dichos, que posibiliten la identificación, localización y utilización de la información contenida en los documentos de archivo, permitiendo el acercamiento al conocimiento y características físicas de la documentación.

h) Asegurar la preservación de los documentos que integran el Patrimonio Documental Histórico de Montevideo, para lo cual dispondrá las acciones necesarias para la restauración de aquellos que presentan deterioro, en su propio taller o a través de terceros.

i) Conformar Archivos de Seguridad mediante la microfilmación de los documentos de archivo; y Archivos de Consulta mediante la digitalización de los mismos, de forma de evitar la manipulación de los originales.

j) Procurar el enriquecimiento del Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia, mediante: la captación de documentos con valor cultural, científico, histórico, social, entre otros; la compraventa, legado o donación de documentos; la realización de campañas y gestiones tendientes a enriquecer el fondo documental histórico; y/o la obtención de copias en cualquier formato de documentos históricos relacionados con Montevideo, existentes en otros archivos.

k) Promover actividades de difusión y extensión cultural tales como: página web, publicaciones, exposiciones, dosieres, charlas, programas pedagógicos destinados a escolares y estudiantes, talleres entre otros.

l) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo, para las dependencias del Gobierno Departamental, otros niveles de gobierno, investigadores, estudiantes y público en general, que asegure el acceso a la información pública, conforme a lo establecido en la normativa vigente.

m) Promover la formación y actualización de funcionarios y funcionarias de la Intendencia, particularmente de aquellas unidades donde se preserva documentación con valor histórico.

n) Establecer su propia normativa y reglamentación para los servicios de préstamo y consulta, así como sus procedimientos internos de funcionamiento y atención al público, de los que deberá dar debida difusión.