Mapa interactivo para simplificar trámites

De trámites complejos a recorridos claros: un mapa interactivo para la ciudadanía

Mapa vivo es una herramienta visual e interactiva para comprender trámites complejos, sus etapas, plazos y dependencias involucradas. Facilita a la ciudadanía conocer los pasos necesarios para completar cada gestión y aporta mayor claridad sobre los procedimientos, contribuyendo también a mejorar la coordinación interna y la planificación de los procesos.

Desarrollo

El proyecto Mapa vivo, iniciado en inLAB, aborda la complejidad de algunos trámites de la Intendencia de Montevideo que requieren la intervención de distintas dependencias y atraviesan varias etapas, lo que puede dificultar que la ciudadanía comprenda su recorrido y pasos que componen cada gestión.

Con este fin, se desarrolló una herramienta visual e interactiva que permite comprender el recorrido de trámites complejos, integrando en un único entorno la información correspondiente a sus distintas etapas y requisitos. La solución permite visualizar el proceso y conocer los pasos que se deben completar.

El diseño visual de la solución se inspira en un mapa de líneas de subte, donde cada “estación” representa uno de los pasos que conforman el trámite. En cada estación se visualiza la información necesaria para avanzar: requisitos, plazos estimados, contactos y normativa aplicable.

Mapa Vivo se está implementando actualmente sobre el trámite de habilitación de locales comerciales de producción y venta de alimentos.

Acciones desarrolladas

Relevamiento de procesos: se identificaron los pasos prioritarios del trámite general, generando una base de información sobre el recorrido real de los procesos.
Construcción del mapa de procesos: se representó visualmente el recorrido del trámite, con sus etapas, áreas responsables, requisitos, plazos, contactos y normativa.
Desarrollo del formulario inteligente: para que la ciudadanía pueda identificar el trámite que necesita realizar para obtener la habilitación. A partir de datos como la actividad, el tamaño y la ubicación, el sistema permite determinar qué trámites corresponden y mostrar su recorrido.
Visualización interactiva: se diseñó un mapa visual con información sobre requisitos, plazos y documentación requerida.

Valor público y posibilidades de transferencia

El valor público de la iniciativa radica en hacer más accesibles procesos administrativos complejos, mejorando la experiencia de quienes realizan trámites ante la Intendencia y favoreciendo una gestión más coordinada.

Permitirá mejorar la coordinación entre las áreas de la Intendencia que participan en un mismo trámite, identificar posibles demoras y contar con una visión integral para optimizar la gestión.

Por tratarse de una solución basada en la visualización y articulación de procesos, puede replicarse en otros trámites y organizaciones públicas que involucren múltiples etapas y áreas. Para su implementación se requiere relevar y acordar el recorrido de cada proceso, identificar las responsabilidades de las distintas áreas, disponer de información actualizada y establecer mecanismos de coordinación para mantenerla vigente.

El desarrollo de esta solución se basó en una metodología colaborativa y transversal, que integró diversas perspectivas y promovió la experimentación. El proceso cuenta con el acompañamiento técnico y metodológico de la Gerencia de Innovación Pública, con el fin de fortalecer las capacidades de la Intendencia para abordar desafíos complejos y responder a las necesidades de la ciudadanía.