Comunicar con calidad
La División Información y Comunicación, órgano transversal encargado de comunicar a la ciudadanía las principales acciones, programas y servicios de la comuna, se suma a las más de 200 organizaciones certificadas por UNIT en sistemas de gestión de calidad.
Esta dependencia, referente a nivel de la Intendencia de todos los aspectos que hacen a la comunicación institucional, logró su certificación en enero de 2020 tras dos años de trabajo.
De esta forma, además, se convirtió en el primer gabinete de comunicación público de Uruguay en instalar un sistema de gestión de calidad.
La certificación se enmarca también en una política general de la Intendencia y de esta administración en particular, que tiene por objetivo aplicar modelos de gestión auditados por un agente externo, para mejorar los servicios que se brindan a la ciudadanía y fortalecer internamente los procesos de trabajo, propendiendo a la mejora continua.
Aportes del Sistema de Gestión de Calidad
Los pasos para obtener la certificación comenzaron en 2018, cuando se definió iniciar el proceso de implementación del sistema.
A tales efectos se estableció un equipo de trabajo interno, denominado Comité de Gestión.
Con esta iniciativa se buscó mejorar los procesos de trabajo y tener herramientas para su desarrollo: mediciones de desempeño, matrices de registro y sistemas de trabajo internos, transversales a toda la División.
Entre los hitos más relevantes de la implementación del sistema se encuentra tener una política de calidad, crear indicadores de medición de cumplimiento y satisfacción de los procesos de trabajo.
En setiembre de 2019 se realizó una auditoría interna, con evaluación positiva para solicitar la auditoría a UNIT.
Posteriormente, tras la auditoría externa, se logró certificar al sistema bajo la norma ISO 9001:2015.
La certificación en calidad alcanza a los procesos principales y de apoyo de la División.
En ese sentido, Información y Comunicación cuenta con 19 procesos de trabajo y 23 indicadores de evaluación de desempeño, con los cuales se mide la eficiencia.
Además, tanto sus proveedores como clientes evalúan la actividad de la División, mediante encuestas de satisfacción.
Otro aporte importante del sistema fue la gestión de solicitudes de trabajo mediante la plataforma JIRA, que permite obtener trazabilidad de las tareas y sus responsables.
Además, brinda datos sobre los tiempos de trabajo y cumplimiento.
¿Qué hace la División Información y Comunicación?
La División Información y Comunicación trabaja en todos los aspectos que hacen a la comunicación institucional de la Intendencia, tanto externos enfocados en la ciudadanía, como internos.
Realiza campañas de bien público, contenidos digitales de difusión para la página web institucional y sus redes sociales oficiales, contenidos gráficos y audiovisuales, entre otros.
Se encarga de difundir información de interés público vinculada a la comuna, como programas, servicios y trámites.
También propicia el acceso a documentación, en el marco de los compromisos de transparencia.
Por qué certificarse en gestión de calidad
La Organización Internacional para la Normalización (ISO, sigla en inglés) establece una serie de normas que representan el consenso universal sobre la gestión de calidad en los procesos de trabajo, para que puedan aplicarse a cualquier tipo de organización que tenga producción de bienes o servicios.
La aplicación de la Norma ISO 9001 implica reconocer al sistema de gestión del trabajo como un proceso con calidad, con miras en la mejora continua.
