Expediente electrónico
A través del nuevo sistema, que fue puesto en marcha el 21 de junio, dimos respuesta a una de las mayores demandas ciudadanas: la profundización en la mejora de la gestión. Se trata de un cambio cultural apoyado en la tecnología, y estructural a nivel de la gestión departamental.
El nuevo sistema sustituirá al actual Sistema de Seguimiento (SEM), convirtiéndose en el único mecanismo válido para la tramitación de expedientes públicos.
Cuatro mil funcionarias y funcionarios fueron capacitados para el uso de esta nueva herramienta, a través de cursos y con material de apoyo, para que la transición hacia al SEL sea gradual y ordenada.
La incorporación del nuevo sistema será forma paulatina, complementándose al inicio con su versión papel y yendo hacia la optimización de forma gradual, para respetar los procesos de adaptación de funcionarias y funcionarios.
El SEL es una herramienta transversal que será utilizada tanto en la administración central como sus dependencias, en los municipios y sus centros comunales zonales.
Beneficios del SEL
- Ahorro de tiempo: mediante la eliminación del tiempo de registro de pases y traslados, y posibilitando búsquedas más ágiles.
- Ahorro de recursos: en el uso de papel y reducción de su impacto contaminante, tanto del expediente original como de sus fotocopias y duplicados. Además, la eliminación de traslado físico repercutirá favorablemente en la reducción del impacto contaminante. La digitalización de los expedientes eliminará en forma progresiva la infraestructura de archivo físico.
- Mejora en la calidad de trabajo: a través del SEL se determinará cada etapa del trabajo asignado, así como el que esté pendiente podrá ser identificado claramente. Esto permitirá facilitar la organización de la tarea, beneficiando al funcionariado y sus equipos de supervisión. Además, el sistema asegura uniformidad en la forma de realizar cada trámite, lo que repercutirá en mayor practicidad y más garantías tanto para funcionarias y funcionarios, como para la ciudadanía.
- Seguridad, trazabilidad y transparencia: los procesos iniciados en el SEL serán trazables, otorgando garantías para usuarios y la ciudadanía. A su vez, la condición digital del expediente permitirá asegurar su perfecta conservación, así como evitar pérdidas, extravíos o adulteraciones. El nuevo sistema incorpora protocolos de seguridad de confidencialidad selectiva, asegurando el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales y brindando herramientas de reserva a quienes lo demanden. La transparencia estará garantizada ya que el SEL permitirá generar auditorías de todos los procesos, respondiendo las preguntas clave quién, cuándo y qué.
